En aktiebok är ett av de viktigaste dokumenten i ett aktiebolag. Den visar vem eller vilka som äger aktier i bolaget och innehåller uppgifter om bolagets aktier och aktieägare.
Alla svenska aktiebolag ska ha en aktiebok. Det gäller både små ägarledda företag med en enda aktieägare och större bolag med flera delägare.
Trots detta är det inte ovanligt att företagare upptäcker att aktieboken saknas, är ofullständig eller inte har uppdaterats efter exempelvis en aktieöverlåtelse.
Här går vi igenom vad en aktiebok är, varför den behövs och hur du enkelt kan skaffa en ny aktiebok till ditt bolag.
Vad är en aktiebok?
Aktieboken är bolagets register över aktier och aktieägare.
Syftet är bland annat att dokumentera vem som äger aktierna i företaget. Aktieboken har därför stor betydelse när man behöver fastställa ägarförhållandena i ett aktiebolag.
Det är viktigt att skilja mellan aktieboken och andra företagsuppgifter.
Bolagsverket registrerar exempelvis information om bolagets styrelse, företagsnamn och andra formella uppgifter. Aktieboken är däremot ett dokument som aktiebolaget självt ansvarar för att upprätta och hålla uppdaterat.
Är det krav på att ha en aktiebok?
Ja.
Ett aktiebolag ska föra en aktiebok i enlighet med bestämmelserna i aktiebolagslagen.
Det innebär att aktieboken inte är ett frivilligt dokument som företaget kan välja bort. Den ska finnas hos bolaget och innehålla de uppgifter som krävs.
Kravet gäller även om bolaget endast har en ägare.
Ett nystartat aktiebolag med en ensam aktieägare behöver alltså också ha en korrekt upprättad aktiebok.
Vad ska en aktiebok innehålla?
Aktieboken ska ge en tydlig bild av bolagets aktier och vem som äger dem.
Vilka uppgifter som behöver anges beror bland annat på bolagets förhållanden, men en aktiebok innehåller normalt information om exempelvis:
- aktieägarnas namn och relevanta identitetsuppgifter,
- vilka aktier respektive aktieägare innehar,
- aktiernas nummer när sådana används,
- aktieslag om bolaget har flera aktieslag,
- förändringar som påverkar ägandet.
Uppgifterna behöver vara korrekta och aktieboken ska uppdateras när ägarförhållandena förändras.
Vem ansvarar för aktieboken?
Det är styrelsen i aktiebolaget som ansvarar för att aktieboken förs och hanteras på rätt sätt.
Det betyder också att företaget bör ha ordning på aktieboken redan från början.
Att i efterhand försöka rekonstruera vem som ägt vilka aktier och vid vilka tidpunkter kan bli betydligt mer komplicerat, särskilt om bolaget har genomfört flera aktieöverlåtelser eller andra förändringar i ägarstrukturen.
När behöver aktieboken uppdateras?
Aktieboken är inte ett dokument som bör upprättas en gång och därefter glömmas bort.
När ägarförhållandena förändras kan även aktieboken behöva uppdateras.
Det blir särskilt aktuellt när aktier exempelvis säljs eller överlåts till en ny ägare.
Tänk dig följande situation:
Anna äger samtliga aktier i ett aktiebolag. Hon säljer senare hälften av aktierna till Erik.
Efter överlåtelsen behöver bolagets dokumentation återspegla den nya ägarbilden. Aktieboken ska därför hanteras så att den visar vilka aktier som tillhör Anna respektive Erik.
Det är en av anledningarna till att det är viktigt att skilja mellan själva aktieöverlåtelseavtalet och aktieboken. Avtalet reglerar överlåtelsen mellan parterna, medan aktieboken dokumenterar aktieägandet i bolaget.
Vad händer om aktieboken saknas?
Det är relativt vanligt att framför allt mindre eller äldre aktiebolag upptäcker att de inte längre hittar sin aktiebok.
Den kan exempelvis ha:
- försvunnit vid byte av styrelse eller ägare,
- blivit kvar hos en tidigare redovisningsbyrå,
- sparats på en gammal dator,
- aldrig upprättats på ett korrekt sätt,
- blivit inaktuell efter tidigare aktieöverlåtelser.
Det är klokt att åtgärda situationen så snart som möjligt.
En korrekt aktiebok kan få betydelse i flera sammanhang där bolagets ägarförhållanden behöver kunna visas eller kontrolleras.
När kan man behöva visa upp en aktiebok?
Aktieboken kan bli aktuell i betydligt fler situationer än många företagare först tänker på.
Det kan exempelvis ske i samband med:
Försäljning av bolaget
En köpare som genomför en granskning av företaget vill normalt förstå hur ägarförhållandena ser ut.
Investering i bolaget
När nya investerare kommer in i företaget blir korrekt dokumentation av ägandet särskilt viktig.
Aktieöverlåtelser
När aktier byter ägare behöver bolaget kunna dokumentera förändringen på ett ordnat sätt.
Ägartvister
Om delägarna är oense kan korrekt dokumentation kring aktieägandet få stor betydelse.
Bank- och finansieringsärenden
I vissa situationer kan bolaget behöva kunna visa hur ägandet är fördelat.
Det finns därför goda skäl att se aktieboken som en del av företagets grundläggande bolagsdokumentation – inte som en handling man försöker ta fram först när någon efterfrågar den.
Digital aktiebok eller aktiebok i Word?
En aktiebok behöver hanteras på ett sätt som gör att informationen är tydlig, korrekt och möjlig att hålla uppdaterad.
För många mindre och ägarledda aktiebolag kan ett redigerbart dokument vara en praktisk lösning. Det viktiga är att dokumentet är korrekt uppbyggt och att bolaget ser till att spara och uppdatera det.
Hos Bolagsklart kan du beställa en färdig aktiebok som levereras i redigerbart Word-format. Instruktioner för hur aktieboken ska fyllas i medföljer.
Det gör att dokumentet kan sparas tillsammans med bolagets övriga viktiga handlingar och uppdateras när det behövs.
Beställ och hämta aktiebok hos Bolagsklart
Behöver ditt företag en ny aktiebok kan den beställas enkelt online hos Bolagsklart.
Du anger vilket aktiebolag som behöver aktieboken och fyller i dina kontaktuppgifter. Efter genomförd beställning skickas aktieboken till den angivna e-postadressen.
Aktieboken levereras i redigerbart Word-format och instruktioner medföljer.
Beställ aktiebok här:
Vanliga frågor om aktiebok
Måste alla aktiebolag ha en aktiebok?
Ja. Aktiebolag ska föra aktiebok enligt aktiebolagslagens regler. Det gäller även bolag som endast har en aktieägare.
Finns aktieboken hos Bolagsverket?
Man bör inte utgå från att Bolagsverket har bolagets aktiebok. Det är bolaget som ansvarar för att aktieboken upprättas och hålls aktuell.
Behöver ett enmansbolag en aktiebok?
Ja. Kravet gäller även om en person äger samtliga aktier i bolaget.
Vad gör jag om min gamla aktiebok har försvunnit?
Om aktieboken saknas bör bolaget gå igenom tillgängliga handlingar och uppgifter om aktier och tidigare ägarförändringar så att en korrekt aktiebok kan upprättas.
Ska aktieboken uppdateras när aktier säljs?
När ägarförhållandena förändras behöver aktieboken hanteras och uppdateras enligt de regler som gäller.
Kan aktieboken vara digital?
Aktieboken kan föras elektroniskt, under förutsättning att reglerna för aktieboken uppfylls och informationen hanteras på ett korrekt sätt.
Var kan jag beställa en aktiebok?
Du kan beställa en färdig aktiebok hos Bolagsklart:
Aktieboken skickas till din e-post i redigerbart Word-format tillsammans med instruktioner för hur den ska fyllas i.
Att tänka på
Aktieboken är en central del av dokumentationen i ett aktiebolag. Den visar företagets aktier och vilka som är registrerade som aktieägare och behöver hållas aktuell när ägarförhållandena förändras.
Det viktigaste att komma ihåg är:
- Alla aktiebolag ska ha en aktiebok.
- Kravet gäller även bolag med endast en aktieägare.
- Styrelsen ansvarar för att aktieboken förs.
- Aktieboken bör hållas uppdaterad när ägandet förändras.
- En korrekt aktiebok är viktig vid bland annat aktieöverlåtelser, investeringar och försäljning av bolaget.
Saknar företaget en aktiebok eller behöver ni upprätta en ny kan en färdig aktiebok beställas hos Bolagsklart.
Beställ aktiebok hos Bolagsklart här: